韩山师范学院教学文档管理规定

教学文档管理是教学管理的一个重要方面，搞好教学文档管理对教学资料积累、规范教学、改进教学、提高教学质量和管理水平、探索教学管理规律有着重要意义。教学文档材料主要有原始材料、统计材料和总结材料三种类型，教学文档材料主要以文字、图表、音像为主。教学文档管理可分为以下几个方面：

一、归 档

教学文档建设主要是把学校教学管理各个层次的教学活动、教学实践、教学研究和教学管理中形成的，已经结束或告一段落，具有保存价值的教学文件按照要求收集，系统整理，及时归档。在收集整理材料时，必须做到真实、准确、原始、全面，即原始材料有原件，统计材料要准确，总结材料要全面。文字材料外的材料应在目录中注明媒体类型,如照片档案应有附加说明,注明时间、地点、人物、内容；电子档案资料（录音、录像、光盘）也应有附加说明，包含内容、录音（像）时间、容量等。

二、归档内容

1.课务档案：每学期开课计划；教学计划执行情况表；教学计划调整呈报表；每学期课程表；教学进度表；任课教师情况统计表（含高级职称教师为本科生开课情况）；调、停课申请表；其他。

2.考务档案：各课程期末考试卷（含评分标准）和考试安排表；学生考卷及试卷分析表；试卷（试题）库；大学英语应用能力A、B考试、四、六级考试、计算机等级考试、英语专业四、八级考试等通过情况；普通话水平测试通过情况；免修、补修、提前修申请表；缓考记录、修改成绩记录；补考、重修、缺考、缓考成绩；学生补考、重修、缓考名单；其他。

3.学籍档案：原始成绩册（分课程班级成绩册）；学生学籍登记表；学生名册；学生转专业、学籍异动情况；学生毕业资格、学位资格审查表；其他。

4.师范类学生教育实习档案：院系实习计划；实习生、院系指导教师（带队教师）名单和分布学校；教育实习手册（包括实习生教育实习教案、班主任工作、教育调查、成绩评价、个人总结等）；教育实习成绩册；院系实习总结；实习基地使用及建设情况；其他。

5.非师范类学生专业实习档案：院系实习计划；实习生、指导教师（带队教师）名单和实习场所；专业实习手册；专业实习成绩册；院系实习总结；专业实习基地使用及建设情况；其他。

6.实践教学档案（含美术、化学等专业的野外写生、考察、课程见习、课程设计、社会调查等）：实践大纲；实践计划或方案；实践教材或指导书；实践学生、指导教师（带队教师）名单及实践场所；实践作业；实践考核表；学生实践小结；院系实践总结；校内外教学实践基地建设和运转情况材料（含基地建设报告、建设计划、建设总结、协议书等）；学生技能训练及成果相关材料；其他。

7.实验教学档案：实验教学大纲（或实验指导书）；实验运行记录本；实验室开放记录；实验教学进度表；学期实验教学授课计划表；实验项目变更申请表；实验室新建、改建、扩建报告和建设总结；实验室仪器设备清单；实验材料消耗明细表；实验教学数据表；学生实验报告等材料；实验教学和实验室管理规章制度；学期实验课表；年度实验教学总结（含特色与经验）；年度实验室发展规划；实验示范中心建设情况；其他。

8.毕业论文（设计）档案：历届学生毕业论文（设计）选题、开题报告、定稿、指导教师名单、答辩和成绩评定汇总表；毕业论文（设计）相关管理规定；院系毕业论文工作计划、总结以及选题分析和质量分析报告；优秀毕业论文材料和汇编；其他。

9.教学管理和教学评价档案：院系教学工作记录（含会议记录、图片资料等）；院系年度（或学期）教学工作计划、总结；院系教学管理的规定或实施细则；各级各类教学管理人员的岗位职责；专职教学管理人员一览表（按年度）；期中教学检查计划和总结；教学检查座谈会记录；各类人员的听课记录；教学质量评价表及评价结果；教学事故处理记录和相关材料；其他。

10.学风建设档案：加强学风建设的措施；学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、学科竞赛获奖等统计表（按届统计）；学生违纪处分相关材料；学生（或集体）受各级各类表彰情况；学生素质发展综合测评及对毕业生综合素质的评价与分析报告；学生文化素质教育有关材料；学生就业、“考研”有关材料；各专业生源情况；学生学习与实践成果原件或复印件；优秀毕业生、校友事迹材料；其他。

11.教学研究档案：院系教学管理干部及教师发表教学研究论文目录清单及论文复印件（按年统计）；院系开展教育思想学习与讨论的有关材料（论文集、论文报告会纪要等）；各级教改项目汇总表及附件（含申报表、结项报告、鉴定表、成果）；各类教改、教研、优秀教学成果等获奖材料；其他。

12.专业建设档案：新专业筹建及申报材料；专业建设规划；专业建设情况总结及相关材料；专业教学计划及论证报告；辅修专业教学计划；其他。

13.课程建设档案：课程建设规划（方案）；省级精品课程申报、建设材料；校级各类课程申报、建设和评审材料；必修课程教学大纲汇编；选修课内容介绍汇编；教材建设规划；校、省级教材建设、申报材料；校、省、国家级教材建设、验收和评审材料；已出版教材目录和教材原件；获奖教材目录、证书复印件和教材原件；教材预订统计表；网络课程、双语教学课程建设相关材料；多媒体课件建设材料；教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料；其他。

14.师资队伍建设档案：师资队伍建设规划及相关材料；教师队伍现状汇总表（按年统计）；青年教师培养方案及实施办法；国家、省、校级人才培养工程培养对象有关材料；校级各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件；校级以上各类教学评奖申报、评审材料及证书复印件；教师教学业务档案（含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量评价、教学类奖惩材料、教师进修提高、职务职称变动、任教资格、聘书等）；外聘教师聘书；行政人员兼课审批表；教书育人、为人师表获奖典型事例汇总；院系教风建设相关材料；教师科研成果汇总表；其他。

15.其他：院系五年发展规划（“十五”以来）；其它有关教学改革与建设的材料；院系教学工作特色材料；学院及各职能部门下发的文件汇编；其他。

三、归档要求

1.统计材料、各类表格统一用A4纸打印或复印，个别较大的表格用A3纸打印。总结材料一律用A4打印。一般情况下，统计材料、总结材料的版面要求：页面设置均采用默认设置。字体要求：正文要求为宋体四号字，大标题为二号字，加粗、居中，小标题与正文字体相同，需加粗。字符间距为标准，行距为固定值24磅，序号采用非自动排版形式；档案制成材料质量优良、字迹工整、图像清晰。

2.文件材料收集齐全、完整且审核、签发手续完备。

3.教学文档根据《韩山师范学院各教学单位教学文档分类目录》进行归档，按要求在盒外脊背上写清教学档案分类目录名称。如果目录的材料较多，需分盒陈列时，可按年份、班级、课程或自然号等分类装订成册再装盒。

4.每个文件盒内必须列清盒内文档目录。文档目录应清晰明了，便于查找。填写《盒内文档目录》一式二份（一份盒内、一份部门留查）；不便装盒的一些实物材料如作业、录音、录像带、自编教材等或实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片或列出清单，归入到相应的档案中；单位和个人的获奖证书、奖状、聘书、学位证书等材料也须复印后分类归档。

5.各单位须指派专人（办公室主任或教务员）负责各类教学文档收集、登记、整理、分类装订成册和归档，以便查找。

附件：《韩山师范学院各教学单位教学文档分类目录》

2006年4月24日

（韩教字[2006]18号）

附件:

分类号 教学档案分类目录 保留年限 一级 二级 三级 教 学 管 理 基 本 档 案 目 录 课 务 档 案 01 每学期开课计划 学生离校后四年 02 教学计划执行情况表 学生离校后四年 03 教学计划执行情况表 学生离校后四年 04 每学期课程表 学生离校后四年 05 教学进度表 学生离校后四年 06 任课教师情况统计表 永久保留 07 停、调课申请表 保留一年 考 务 档 案 01 各课程期末考试卷和考试安排表 学生离校后四年 02 试卷(试题)库 永久保留 03 试卷和考试情况分析表 学生离校后四年 04 国家级、省级统考情况统计表 学生离校后四年 05 免修、补修、提前修申请表 学生离校后四年 06 缓考记录、修改成绩记录 学生离校后四年 07 补考、重修、缺考、缓考名单 学生离校后四年 08 学生补考、重修、缓考名单 学生离校后四年 09 各学期学生补考、重修情况 学生离校后四年 学 籍 档 案 01 原始学生成绩册(分课程班级成绩册) 学生离校后四年 02 学生转专业、学籍异动情况 学生离校后四年 03 学生学籍登记表(学生名册) 学生离校后四年 04 学生毕业资格、学位资格审查表 永久保留 05 历届学生毕业资格、学位资格审查表 永久保留 师范类学生教育实习档案 01 院系实习计划 学生离校后四年 02 实习生、指导老师(带队老师)名单和分布学校 学生离校后四年 03 师范生教育实习成绩册(分班级成绩册) 永久保留 04 师范生教育实习手册 毕业存学生档案 05 院系实习总结 学生离校后四年 06 实习基地使用及建设情况 永久保留

韩山师范学院各教学单位教学文档分类目录

分类号 教学档案分类目录 保留年限 一级 二级 三级 教 学 管 理 基 本 档 案 目 录 非师范类学生专业实习档案 01 院系实习计划 学生离校后四年 02 实习生、指导老师(带队老师)名单和实习场所 学生离校后四年 03 专业实习手册 学生离校后四年 04 专业实习成绩册(分班级成绩册) 永久保留 05 院系实习总结 学生离校后四年 06 实习基地使用及建设情况 永久保留 实践教学档案(含美术、化学等专业的野外写生、考察、观摩见习、课程实习、课程设计、社会调查等) 01 实践大纲 学生离校后四年 02 实践计划或方案 学生离校后四年 03 实践教材或指导书 永久保留 04 实践学生、指导老师名单及实践场所 学生离校后四年 05 实践作业 学生离校后四年 06 实践考核表 学生离校后四年 07 学生实践小结 学生离校后四年 08 院系实践总结 学生离校后四年 09 校内外教学实践基地建设和运转情况材料 学生离校后四年 实 验 教 学 档 案 01 实验教学大纲(或实验指导书) 永久保留 02 实验运行记录本 学生离校后四年 03 实验室开放记录 学生离校后四年 04 实验教学进度表 学生离校后四年 05 实验室分学期实验安排表 学生离校后四年 06 实验项目变动情况统计表 学生离校后四年 07 实验室新建、改建、扩建报告和建设总结 永久保留 08 实验室仪器设备清单 永久保留 09 实验材料购置、消耗、库存明细表 永久保留 10 实验教学数据表 永久保留 11 优秀学生实验报告样本等材料 学生离校后四年 12 实验教学和实验室管理规章制度 永久保留 13 实验示范中心建设情况 永久保留

分类号 教学档案分类目录 保留年限 一级 二级 三级 教 学管 理 基 本 档 案 目 录 毕业 论文 (设计) 01 院系毕业论文(设计)工作计划、总结以及选题分析和质量分析报告 永久保留 02 历届学生毕业论文(设计、创作)选题、指导教师名单、答辩和成绩评定汇总表 永久保留 03 毕业论文(学年论文) 学生离校后四年 04 毕业设计(创作) 学生离校后四年 教学管理和教学评价档案 01 院系教学工作记录(含会议记录、图片资料等) 永久保留 02 院系学年度(或学期)教学工作计划、总结 永久保留 03 教研室学年度(或学期)工作计划、总结 永久保留 04 期中教学检查计划和总结 永久保留 05 教学检查座谈会记录 保留八年 06 各类人员的听课记录 保留八年 07 教学质量评价表及评价结果 永久保留 08 院系教学管理的规定或实施细则 永久保留 09 各级各类教学管理人员的岗位职责 永久保留 10 教学事故处理记录和相关材料 永久保留 学风 建设 档案 01 对毕业生综合素质的评价与分析报告 永久保留 02 学生公开发表论文、发明创作、学科竞赛获奖等统计表(按届统计) 永久保留 03 学生学习与实践成果原件或复印件 永久保留 教 学 改革与建设档案目录 教学 研究 档案 01 院系教学管理干部及老师发表教学研究论文目录清单及论文复印件(按年统计汇总) 永久保留 02 院系开展教育思想学习与讲座的有关材料论文集、论文报告会纪要等 永久保留 03 各类教改、教研、优秀教学成果等获奖材料 永久保留 专业 建设 档案 01 新专业筹建及申报材料 永久保留 02 专业建设规划 永久保留 03 专业建设情况总结及相关材料 永久保留 04 专业教学计划及论证报告 永久保留 05 辅修专业教学计划 永久保留

分类号 教学档案分类目录 保留年限 一级 二级 三级 教 学 改革与建设档案目录 课程 建设 档案 01 课程建设规划 永久保留 02 省级精品课程申报、建设材料 永久保留 03 校级各类课程申报、建设和评审材料 永久保留 04 必修课程教学大纲汇编 永久保留 05 选修课内容介绍汇编 永久保留 06 教材建设规划 永久保留 07 校、省级教材建设、申报材料 永久保留 08 校、省、国家级教材建设验收评审材料 永久保留 09 已出版教材目录和教材原件 永久保留 10 获奖教材目录、证书复印件和教材原件 永久保留 11 每学年(学期)教材选订清单 学生离校后四年 12 网络课程、多媒体课件建设材料 永久保留 13 双语教学课程建设材料 永久保留 师资 队伍 建设 档案 01 师资队伍建设规划及相关文件材料 永久保留 02 教师队伍现状汇总表(按学年度统计) 永久保留 03 青年教师培养方案及实施办法 永久保留 04 国家、省、校各级人才培养工程培养对象有关材料 永久保留 05 校级各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件 永久保留 06 校级以上各类教学评奖申报、评审材料及证书复印件 永久保留 07 教师教学业务档案(含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量考核、教学类奖惩材料、教学综合考核、教师教学工作量统计表、进修提高等) 永久保留 08 教书育人、为人师表获奖典型事例汇总 永久保留 09 各级教改项目汇总表及附件(含申报表、任务书、结题报告、鉴定表、成果) 永久保留 10 教师科研成果汇总表 永久保留 其他 01 院系近远期发展规划(“十五”以来) 永久保留 02 其它有关教学改革与建设的材料 永久保留 03 院系教学工作特色档案资料 永久保留 04 学院及职能部门下发文件汇编 永久保留